Innovación bajo incertidumbre

beyenetwork.es:Muchos proyectos de Business Intelligence han fracasado en conseguir sus objetivos iniciales. Son tres los pilares sobre los que se sustenta el éxito o el fracaso de los sistemas de BI: Usuario, Organización y Metodología.

En un estudio realizado por la Universidad de Monash se concluye que un alto porcentaje los proyectos de BI (el 85%) han fracasado en conseguir alguno sino todos sus objetivos iniciales. ¿De qué depende el éxito y el fracaso de este tipo de sistemas? No existe una fórmula milagrosa que haga que todo vaya bien, o una serie de errores que te dirigan al fracaso estrepitoso,lo que si existe es que hay unas variables que bien controladas nos puede ayudar a obtener grandes resultados.

Lo que vamos a ver a continuación es un método que se basa principalmente en el sentido común y en la identificacion precoz de factores de riesgo, consiste en una serie de cuestiones que debemos  plantearnos antes de empezar cada nuevo proyecto y que permiten reflexionar sobre los diferentes obstáculos que pueden aparecer durante el mismo y así planificar previamente la forma de sortearlos o de intervenir cuando el problema salte a la palestra. Son tres los pilares sobre los que se sustenta el éxito o el fracaso de los sistemas de BI: Usuario, Organización y Metodología.

Primera Reflexión: ¿Cómo es la organización en la que se va a implantar el proyecto?

Una de las características básicas para el éxito de los sistemas de Business Intelligence es sin duda la cultura organizativa y el nivel de madurez en el que se encuentre la organización en la que se va a implantar. Crear y gestionar una cultura de la medición de indicadores 

Si no hay una cultura de la medición, haz que tu proyecto se fundamente en el reporting operacional, en el reporting táctico, y en análisis multidimensionales controlados.

Si la cultura de la medición está presente pero no arraigada, da paso a los cuadros de mando tácticos, fomentando que los mandos intermedios, comiencen a utilizar métricas de control. Si hay una cultura de la medición, muy arraigada, centra tu proyecto en madurar el reporting, el análisis y los cuadros de mando estratégicos, estableciendo roles y reponsables de métricas y madurando un datawarehouse de uso estratégico, crea indicadores de causaefecto, y focaliza en la interdependencia de indicadores y en el seguimiento de las acciones correctivas.

Segunda Reflexión: ¿Como se gestiona el conocimiento?

Otro punto a tener en cuenta a la hora de determinar el éxito de las soluciones BI se encuentra en los déficits organizativos del propio departamento de Sistemas de Información, sobre todo en la gestión del conocimiento de los departamentos de Business Intelligence. Lo primero que tenemos que evaluar es la dificultad en definir estructuras adecuadas de localización de la información. ¿Dónde están los documentos? ¿Qué información contienen? El 30% de los documentos con información acaban almacenándose y manipulándose en pc's locales, quedando así inaccesibles para el resto de usuarios de la organización.

También debes plantearte dentro del proyecto la definición y consolidación de la “Verdad Corporativa”, has de definir unos informes estándar que sean los oficiales y definir los caminos de análisis básicos sobre esos informes. De manera que todo el mundo sepa donde y como se debe acceder a la información. Otro punto a tener en cuenta es la uniformidad de la organización semántica de la información. Por ejemplo, si yo pregunto a varios usuarios qué entienden por margen de la organización, y uno nos lo define como antes de aplicar impuestos, otro que después, y otro incluye que hay que descontar los abonos, entonces deberemos crear un documento de semántica común antes de empezar el proyecto, deberemos saber “qué se entiende por ….” y asegurarnos de que todo el mundo utilice la misma semántica.

Por último mirar iceberg de los procesos de análisis personal, las necesidades analíticas siempre han existido dentro de las organizaciones, y los empleados han tenido que utilizar seguro su ingenio para sacar esa información de una manera u otra. En ausencia de un sistema de Business Intelligence, la dificultad de acceder al conocimiento personal de cada empleado de la organización y la dependencia de ese conocimiento, que ha necesitado de tiempo y dinero de la empresa para crearse, que reside en una persona y que es de muy dificil reutilización, hace que un proyecto de BI se encuentre con dos tipos de barreras a solventar:

Procesos de análisis desconocidos que se deben integrar en el sistema para que ese conocimiento no se pierda.
Defensas de nichos de poder que dificulten la implantación del proyecto.
Si lo juntamos con una alta rotación de empleados, las pérdidas de información y de control de procesos son considerables.

Tercera Reflexión: ¿Cómo evaluaremos el éxito?

Si todos pensamos, que con plazos de entrega, funcionalidades, volumen de informes, o métricas o cuadros de mando, etc.llegamos al exito, estamos muy pero que muy equivocados. El éxito de una solución BI también tiene una parte puramente de carácter intangible que debe ser evaluada, especialmente cuando se trata de sistemas de información estratégicos. Evaluar los beneficios intangibles de los sistemas de Business Intelligence, es quizás la parte más difícil de todas, pero se tiene que hacer el ejercicio mental antes de empezar a desarrollar.

MUY IMPORTANTE: Es más fácil conseguir un quick win con un intangible, sobretodo si ese intangible es importante para algún alto cargo de la compañía que pueda ser reacio al proyecto.

Así pues debemos saber que se espera del proyecto ANTES de empezar, definir sus objetivos tangibles y especialmente los intangibles, que posiblemente nos generen más fácilmente un éxito en el proyecto, que luego nos permita trabajar con una mayor renta de confianza en el éxito.

Durante la ejecución del proyecto, en cada reunión de seguimiento se deben de poner encima de las mesas los objetivos que se han ido alcanzando para que veamos realmente la evolución del Sistema de Business Intelligence, así al final de proyecto podremos evaluar fácilmente si ha sido un éxito o si ha sido un fracaso.

Cuarta Reflexión: ¿Cómo vamos a ejecutar el proyecto?

Otro factor a tener en cuenta en el éxito o fracaso de los sistemas de BI, son las personas que ejecutan y lideran el proceso de implantación y desarrollo. Los niveles de educación, la experiencia, y otros factores tienen una influencia más que notable. Siempre que empiezamos un proyecto es bueno intentar hacer un checklist mental de todo lo que se debe tener  en cuenta para ser un buen director de proyecto de business intelligence.

Son estos 6 pasos.

Check 1.-Misión, Visión y Valores de la compañia. ¿Todos los miembros del equipo tenemos claros cual es la misión de la compañía? ¿Somos conscientes de ella? ¿Actuaremos en consecuencia a estos valores? Es muy recomendable dedicar una sesión inicial a recordar o plantearlos para que todos sean conscientes de ellos. Refrescar y reflexionar antes que actuar permite evitar errores y focalizar los objetivos. 

Check 2.-Prioriza CONSENSUADAMENTE los objetivos a alcanzar. Es vital, centrar los objetivos del proyecto en las necesidades urgentes de tu organización, así se verán los resultados antes. Y el consenso y la complicidad con los usuarios de negocio han de ser una garantía para conseguir ese primer quick win. Esto intenta hacerlo durante las primeras reuniones. Pero ANTES de iniciar estas reuniones tienes que tener claro la tercera reflexión: ¿Cómo se evalúa el éxito dentro de la organización?

Check 3.-Intenta ser un antropólogo de tres años de edad. Por un lado intenta identificar las necesidades del negocio y quienes las están ejecutando y proveerles de herramientas que sean fáciles de usar según sus características personales, por el otro has de ser como un niño de tres años, siempre preguntando el porqué de todo. esta es la mejor forma de obtener el porqué de las cosas. A veces es sorprendente la cantidad de cosas que hacemos que no tienen sentido y que simplemente repetimos porque cuando nos enseñaron el proceso nos lo enseñaron de esa manera y no nos atrevemos a cambiarlo.

Check 4.-Recuerda que el proyecto no es tuyo. La involucración que los ejecutivos y directores de línea, que estos ayuden a coliderar el proyecto, y que lo hagan suyo. Garantiza la utilidad y facilita el camino eliminando obstáculos. Intentemos siempre hacer que toda la organización vea el proyecto como algo suyo, un éxito de su trabajo y de su forma de controlar los procesos. Son ellos los que finalmente dictarán sentencia sobre el proyecto decidiendo usarlo o dejarlo en el olvido, así que lo mejor es que lo vean como suyo desde el inicio.

Check 5.-Haz el proyecto contagioso. Después del primer quick win, llega el momento de hacer que el proyecto de BI se propague a todas las áreas decisionales de la compañía. Es el momento de hacer que el proyecto sea una iniciativa de cambio fundamental para TODA la organización. En este paso, lo más importante es ser PROACTIVO, anticipar la resistencia al cambio y evitar convertirse en un paladín de la causa del BI. Si tienes que defender tres veces la necesidad de BI, entonces estarás condenado y el proyecto acabará en fracaso. Para ello justo después el primer quick win, pon encima de la mesa el coste que supondría para la organización no usar Business Intelligence. De esta manera facilitarás no tener que estar justificando el proyecto.

Check 6.-Ten una metodología de trabajo. Da igual si es buena o si es mala, pero ten una. Si es buena pues perfecto, y si es mala no te preocupes ya la mejoraras con el tiempo la experiencia y los proyectos. Pero ten presente que la anarquía en los proyectos de Business Intelligence acaba condenando a los mismos al desuso.

Quinta Reflexión: ¿Cómo actuar ante las crisis Seldon?

La Crisis Seldon son momentos del proyecto en los que se identifica algún hecho que puede poner en serio peligro el éxito del proyecto y que por lo tanto hace que tengamos que intervenir con contundencia resolver el problema antes de que comprometa el resultado final.